Czasami, przekręcając w głowie zadania, które trzeba wykonać, chcę wykrzyknąć, "a całe życie to za mało!". Ale w rzeczywistości wszystko nie jest tak tragiczne, jak się wydaje na pierwszy rzut oka. A cała tajemnica polega na tym, że całe to niekończące się morze spraw musi być odpowiednio rozłożone w czasie. Pozwoli to zwiększyć produktywność pracy, a także wykonać zadania z największym zyskiem i, co najważniejsze, poprawnie wykorzystać najcenniejszy zasób - czas. Zdolność do prawidłowego organizowania i zarządzania czasem, planowania jego produkcji to cała technologia zwana zarządzaniem czasem.
Każdemu, kto zdecydował się wykorzystać swój czas z maksymalną wydajnością, pomogą podstawowe podstawowe zasady zarządzania czasem.
Pierwsza zasada - aby uniknąć przepięć o charakterze technogennym, usuń niepotrzebne czynniki wpływające, czy to telefony, komunikatory, tablety, czy nawet komputery - przeciążają mózg niepotrzebnymi informacjami i przyczyniają się do rozproszenia uwagi. A korzystanie z wielu, czasami niepotrzebnych, funkcji wszystkich tych współczesnych błogosławieństw cywilizacji może po prostu odebrać lwią część dnia pracy.
Dlatego konieczne jest zredukowanie takich funkcji do niezbędnego minimum i nie rozpraszanie się na rzeczy drugorzędne i nieważne.
Zasada druga - Nie rozpraszaj się "elektronicznymi rozmowami" w Internecie, pisując długie wiadomości, jeśli jest możliwość porozmawiania przez telefon, a jeszcze bardziej, jeśli abonent siedzi w sąsiednim biurze. Taka korespondencja mocno rozprasza uwagę, odwraca uwagę od wykonywanej pracy.
Zasada trzecia - Nie odmawiaj sobie krótkiej przerwy w ciągu dnia. Wystarczy oderwać się na kilka minut od pracy, aby oderwać wzrok od komputera i zrelaksować się, dobrze będzie zrobić kilka ćwiczeń oddechowych. Po takiej chwili będzie dużo łatwiej pracować.
Czwarta zasada - trzymaj dziennik i zaczynaj codziennie rano od planowania dnia. Ważne jest, aby sporządzać długoterminowe plany, ustalać listy ważnych spraw - planowanie pozwala skupić się na naprawdę ważnych sprawach i szybko poruszać się zgodnie z harmonogramem dnia.
Piąta reguła - w codziennym planowaniu priorytetyzacji planowanych zadań, dystrybucji zadań priorytetowych i tych, których realizacja może być odroczona lub przeniesiona. Ważne jest, aby zaplanować przybliżony czas ich wykonania i spróbować przesunąć priorytetowe zadania do pierwszej połowy dnia, kiedy ich wydajność jest najwyższa.
Szósta zasada - Unikaj nakładających się zadań lub, innymi słowy, wielozadaniowości. Nie powinieneś próbować robić kilku rzeczy naraz, bez względu na to, jak lekkie wydają się na pierwszy rzut oka. Skuteczniejsze jest ich konsekwentne wykonywanie, przeznaczając na to czas rano lub na koniec dnia, tak aby w godzinach pracy nie odwracały uwagi od głównej pracy.
Zasada 7 - Odmowa rozwiązania nieoczekiwanych zadań, które powstały, z wyjątkiem przypadków nagłych. Przynajmniej do czasu zakończenia aktualnej zaplanowanej pracy. Jeśli praca ma być obszerna - lepiej podzielić ją na etapy - wtedy można między nimi zrobić mniejsze rzeczy.
Zasada ósma - jeśli praca twórcza ma być wykonana, lepiej zrobić to w całkowitej ciszy, która najbardziej przyczyni się do pojawienia się pomysłów - wszystkie rozrywki powinny zostać wyeliminowane (na przykład wyłączenie telefonu).
Zasada Dziewięć - odmówić natychmiastowego spotkania (czy to jest pracownik, kontrahent, czy tylko kolega), jeśli problem można rozwiązać szybko przez telefon lub e-mail.
Zasada Dziesięć - czyszczenie przestrzeni roboczej. Można to zrobić na koniec dnia roboczego, rozmieścić dokumenty w miejscach, wyrzucić niepotrzebne papiery i notatki robocze, które straciły na znaczeniu. Przedmiot potrzebny w przepływie pracy zawsze będzie łatwo znaleźć na swoim miejscu. W końcu kolejność na stole to kolejność w głowie.
