Bardzo często można usłyszeć, jak komuś brakuje czasu. Udałoby im się zrobić wszystko, gdyby w ciągu dnia były jeszcze dwie lub trzy godziny. Jednocześnie są ludzie, którzy spokojnie zarządzają swoimi zadaniami, a nawet pomagają innym. Dlaczego tak jest? W końcu pierwszy i drugi dzień w ciągu 24 godzin. Zarządzanie czasem odpowiada na to pytanie. Co to jest? Jak możesz nauczyć się zarządzać swoim czasem? Czy istnieją skuteczne metody, które pomagają żyć racjonalnie i wydajnie pracować?
Co to jest zarządzanie czasem?
Zarządzanie czasem to sztuka zarządzania czasem. Obejmuje metody ustalania celów, planowania, kontroli, motywacji, właściwego ustalania priorytetów. Możesz traktować zarządzanie czasem jako cały szereg technik mających na celu poprawę wydajności osobistej. Zwykle omawia się nie narzędzia zarządzania czasem, ale metody ustalania celów, motywacji, delegowania itp.
W strukturze tej nauki wyróżnia się cztery główne blokiktóre stanowią "drabinę" zarządzania czasem, opartą na porównaniu z podróżą:
- Skuteczność - Odpowiedzi na pytanie "jak się udać?"
- Technologia - dać zrozumienie "co dalej?"
- Strategia - pomaga zaplanować "gdzie iść?"
- Filozofia - nadaje sens, odpowiadając "po co jechać?"
Właściwie zaplanuj swoje życie z czwartego bloku "Dlaczego?" do pierwszego elementu "Jak?"
Jest to jeden z głównych punktów zarządzania czasem - wybór globalnego celu. Dalszy zrozumienie kierunku jego realizacji. Następnie określ mechanizmy osiągania. Dowiedz się, jakie narzędzia są potrzebne do wdrożenia wszystkich zaplanowanych kroków.
Istotą takiego sformułowania problemu jest racjonalizacja pracy, ponieważ skuteczność całego przedsięwzięcia zależy od właściwego wyznaczania celów i planowania.
Pojawienie się i kształtowanie zarządzania czasem
Słowo zarządzanie czasem pojawiło się w latach 70. XX wieku. Według powszechnej opinii jego autorem jest biznesmen z Danii Klaus Möller. Zaproponował notes "Time Manager", który stał się prototypem organizatora.
Osobiście, kiedy narodziły się podstawy zarządzania czasem, jest to niemożliwe. Można argumentować, że próby kontroli osobistego czasu zostały podjęte w starożytnym Rzymie. Pierwszym pisemnym źródłem są notatki Lucjusza Seneki skierowane do jednego z rzymskich patrycjuszy. Zalecił, aby zaangażować się w pisanie czasu księgowości, monitorować jej wykorzystanie, oceniać swoje życie. Seneca wskazał na potrzebę planowania biznesowego, oferując to każdego ranka. Także rzymski filozof podkreślał znaczenie ustalania priorytetów, aby spędzać czas z maksymalną korzyścią.
Prawdopodobnie zrozumienie czasu związane z innymi cywilizacjami starożytności, ponieważ ludzie na całym świecie mają do czynienia z tymi samymi zadaniami i wyzwaniami. W nowocześniejszej formie zarządzanie czasem pojawiło się w połowie XVIII wieku i nadążało za rozwojem rewolucji przemysłowej.. Wraz z nadejściem i masowym rozprzestrzenianiem się roślin i fabryk, praca ludzka stawała się coraz mniej zależna od czynników naturalnych. W związku z tym możliwe jest usprawnienie przepływów pracy.
Pomysły zarządzania czasem czerwoną linią przez życie wielu wybitnych ludzi. Na przykład włoski pisarz i uczony Leon Battista Alberti, który żył w okresie renesansu, w swoich pracach podkreślał znaczenie zarządzania czasem. Skupił się na potrzebie usprawnienia spraw, a także codziennego planowania. Ideologicznym inspiratorem "menadżerów czasowych" swojej epoki był Izaak Newton, który wyraźnie ustrukturyzował zasady struktury wszechświata. Proponowane przez niego pomysły skłoniły wielu współczesnych do myślenia o usprawnieniu ich życia.
Jednym z najbardziej znanych zwolenników zarządzania czasem było Niemiecki filozof Immanuel Kantco poprawiło jej harmonogram do tego stopnia, że sąsiedzi sprawdzili zegar na nim.
Amerykański polityk Benjamin franklinktóry dał światu znaną frazę "Czas to pieniądz", prowadził osobisty dziennik, osiągając w ten sposób znaczne wyżyny samokontroli. Proste i skuteczne zalecenia Franklina stanowiły podstawę wielu popularnych szkoleń z zarządzania czasem.
Istotną rolę w rozwoju zarządzania czasem odegrał amerykański inżynier. Frederick Taylorco stanowiło podstawę nowoczesnego zarządzania i organizacji pracy naukowej (NIE). Taylorism, jako teoria zarządzania, miał namacalny wpływ na zwiększenie produktywności.
Nie można nie pamiętać włoskiego ekonomisty Wilfredo Pareto, który sformułował słynną na całym świecie zasadę zarządzania czasem "20:80". Jest odszyfrowany w ten sposób: 20% wysiłków przynosi 80% wyniku i na odwrót. Jeśli zdefiniujesz to bardzo "dwadzieścia", możesz znacznie zwiększyć efektywność osobistą.
Nie mniej istotny jest wkład 34. Prezydenta Stanów Zjednoczonych. Dwight David Eisenhower, który opracował bardzo dogodną metodę ustalania priorytetów, zwaną "matrycą Eisenhowera". Zaproponował podział wszystkich spraw zgodnie z ich znaczeniem i pilnością. Istnieją cztery rodzaje zadań:
- Ważne, pilne;
- Ważne, nie pilne;
- Nie ważne, pilne;
- Nie ważne, nie pilne.
Zwracając uwagę na pierwsze dwa typy i unikając trzeciego lub czwartego, dana osoba nauczy się, jak efektywniej wykorzystywać swój czas.
Z biegiem czasu zaczęły pojawiać się czasowe przepływy zarządzania czasem. Na przykład zarządzanie czasem dla kobiet, dla mężczyzn, dla biznesmenów, dla studentów, dla dzieci w wieku szkolnym itp.
Znani pisarze zarządzania czasem w XXI wieku: Brian Tracy, David Allen, Stephen Covey, Alan Lakean, Dan Kennedy, Kerry Gleason, Sir Richard Branson, Dave Crenshaw, Peter Bregman, Atul Gawande i inni, ich książki od dawna stały się menedżerowie czasu na całym świecie. Omówimy główne idee tego kierunku.
Narzędzia do zarządzania czasem
Podstawowe zasady zarządzania czasem dotyczą głównie powiązanych tematów:
- Ustawienie celu;
- Planowanie;
- Priorytetyzacja;
- Motywacja;
- Delegacja
Są logicznie ze sobą powiązane, uzupełniając ogólny obraz racjonalnego wykorzystania czasu.
Ustawienie celu
Cel jest głównym punktem orientacyjnym, który pozwala nie odbiegać od wybranej trasy. Ustawienie celu jest podstawową tezą zarządzania czasem, która pomaga przewidzieć oszczędności czasu przed rozpoczęciem pracy.
Najczęściej jest metoda wyznaczania celów o nazwie SMART. Skrót ten oznacza spełnienie następujących kryteriów wyboru celu:
- Konkretność (szczególne) - jasne zrozumienie oczekiwanego wyniku;
- Mierzalne (mierzalne) - ocena ilościowa lub jakościowa;
- Osiągalność (Osiągalny) - zdolność do wykonania zadania;
- Istotne - potrzeba wdrożenia;
- Ograniczenia czasowe - definicja ram czasowych.
Jeśli cel ten będzie zgodny z zasadą SMART, będzie można go osiągnąć przy jak największej oszczędności wysiłku.
Planowanie
Brak planu lub strategii zniszczył wiele obiecujących przedsięwzięć. Oprócz świadomości celu, należy go zrozumieć i jakie "kroki" są niezbędne do jego realizacji. Ponadto pożądane jest kontrolowanie uzyskanych wyników.
Wiele metod planowania zostało wymyślonych, ale w zarządzaniu czasem jeden z najbardziej popularnych jest uważany za sztywno elastyczne planowanie. Zaleca się zaplanowanie nie więcej niż 60% dnia, pozostawiając 40-50% harmonogramu na nieprzewidziane sytuacje. Pożądane jest opisanie najważniejszych zadań, a jednocześnie ustanowienie rodzaju "rezerwy" dla różnych działań siły wyższej. W ten sposób uniknie się negatywnych emocji związanych z nieosiąganiem lub dostosowywaniem planów. Oszczędzanie spokoju jest jednym z najważniejszych priorytetów zarządzania.
Priorytetyzacja
Priorytet to kolejność wykonywania różnych zadań. Zgodnie z prawem, zwanym "portfelem Millera", pamięć osoby może pomieścić 7 ± 2 elementów. Oznacza to, że normalna osoba może z łatwością zarządzać od 5 do 9 różnych przypadków, w tym hobby i zadań domowych. Jeśli mniej, to życie stanie się nudne, a jeśli więcej, mózg nie będzie w stanie przetworzyć całej gamy informacji. Istnieje jednak prawo Pareto, zgodnie z którym 20% wysiłków przynosi 80% wyniku i na odwrót. Wybór priorytetów pozwala skupić się na tych działaniach, które zapewniają maksymalny efekt.
Jedną z najlepszych praktyk przy wyborze priorytetów jest "matryca Eisenhowera", o której mowa powyżej w tekście. Dzieląc swoje zadania, zgodnie z ich znaczeniem i pilnością, możesz łatwo zbudować hierarchię, wybierając najbardziej odpowiednie i skuteczne obszary.
Motywacja
Bez odpowiedniej motywacji chęć pracy znika, a wydajność pracy jest ograniczona do minimum. Menedżer czasu musi być w stanie zainspirować siebie i innych. Doskonałą metodą motywacji jest "Zasada kotwiczenia". Oznacza to pewną pochwałę za wykonanie określonego zadania.
Na przykład uczeń lubi grać na konsoli, ale nie odrabiać zadań domowych. Rodzice mogą podpisać z nim umowę, że w odrabianiu lekcji dostanie on możliwość gry. Stopniowo dziecko przyzwyczai się do faktu, że po grze następują lekcje, rozwijając w ten sposób rodzaj odruchu. Podobnie, możesz zrobić w przypadku motywacji.
Delegacja
Możliwość przekazywania (przekazywania) zadań innym osobom w celu zaoszczędzenia czasu osobistego jest niezwykle przydatną umiejętnością dla każdego menedżera czasu. Opanowanie go nie jest takie trudne. Najważniejsze, aby zapamiętać 10 podstawowych zasad delegacji:
- Zapewnienie wykonawcy niezbędnej pomocy;
- Odpowiedzialność za wyniki swojej pracy;
- Wstępne poinformowanie o zamówieniu;
- Zaangażowanie wykonawcy w proces;
- Jasny opis oczekiwanego wyniku;
- Formułowanie norm i zasad pracy;
- Motywacja wykonawcy, wskazanie jego zainteresowań;
- Określenie praw i obowiązków;
- Regularne monitorowanie na etapach wdrażania;
- Przewidywanie możliwej porażki i "powrotu" władzy.
Przestrzeganie tych zasad pomaga uniknąć wielu "pułapek" delegacji, z których najgroźniejszym jest konieczność ponownego podjęcia pracy.
Temat delegacji pośrednio obejmuje możliwość wypowiedzenia "Nie". Oprócz uczenia się, jak przenosić rutynową pracę na innych, wskazane jest, aby móc odmówić, jeśli spróbują to zrobić z tobą.
Metody zarządzania czasem
Oprócz leksykonu z obszarów pokrewnych, zarządzanie czasem ma unikalną terminologię, a także oryginalne metody. Przede wszystkim warto zwrócić uwagę na pojęcie "chronofage", z którym walka pomaga zaoszczędzić znaczną ilość czasu. Chronophagus oznacza dosłownie "pożeracz czasu". Są to wszystkie nawyki, sytuacje, a nawet ludzie, którzy odwracają naszą uwagę od wykonywania naprawdę ważnych zadań. W przeciwieństwie do nich spotykają "opiekunów czasu", którzy, przeciwnie, pomagają uratować ten cenny zasób. Nawiasem mówiąc, nawet termin został ukuty - "bacillus zarządzania czasem", co oznacza optymalizację oprócz czasu, a także codzienną rutynę otaczających ludzi, w tym rodziny, przyjaciół i pracowników, zamieniając się w prawdziwego "opiekuna czasu" dla nich.
Z metodologii zarządzania czasem popularne metody są nazywane "Metoda pomidora", "Metoda żaby", "Metoda słonia", "Metoda szwajcarskiego sera" i wiele innych. inne
Metoda pomidora
Oprócz zdolności do pracy bardzo ważne jest, aby uczyć się i odpowiednio się zrelaksować. Jednak równowaga między ładunkiem a odzyskiem nie zawsze jest możliwa do osiągnięcia. Jest to obarczone rozwojem zmęczenia. Pomysłowy uczeń z Włoch, Francesco Cirillo, zaproponował oryginalne podejście nazwane "Metodą Pomodoro". Polega na podzieleniu pracy na 25-minutowe przerwy, które na przemian z trzyminutowymi okresami odpoczynku - "pomidory". Po czterech takich cyklach trwa 15-30 minutowa przerwa. Ta metoda pozwala dłużej utrzymać wydajność i entuzjazm.
Metoda żab
W Europie występuje wyrażenie "Jedz żabę na śniadanie". Oznacza to następujące. Jeśli wykonasz najbardziej nieprzyjemną pracę rano, żabę, reszta dnia wypełni się pozytywnymi emocjami. Ta metoda zarządzania czasem ma na celu zmniejszenie stresu, normalizację tła emocjonalnego i ulgę psychiczną osoby.
Metoda słonia
Pod "słoniem" w zarządzaniu czasem oznacza to duże i niewygodne zadanie. Aby wykonać takie zadanie, na początek należy podzielić je na podzadania, czyli "Pokroić słonia na steki". Na przykład, jeśli konieczne jest wykonanie naprawy w mieszkaniu, "słoń" można podzielić na kuchnię, łazienkę, balkon, salon, sypialnię. Oni z kolei "dzielą się" po lewej lub prawej stronie, itd.
Metoda szwajcarskiego sera
Kolejna technika walki z "słoniami", ale tym razem bez ścisłej porządkowości. Jeśli ktoś zmierzy się z zadaniem na dużą skalę, nie wiedząc, z której strony "zbliżyć się" do niej, powinna uczyć się od myszy, która gryzie kawałki sera w przypadkowej kolejności. Stopniowo ser "rozmraża się" w oczach, zmieniając się w zadanie współmierne do możliwości wykonawcy.
Zarządzanie czasem obejmuje wiele powiązanych ze sobą obszarów. Nie jest możliwe opanowanie całego arsenału jego metod, ale każdy może wdrożyć przynajmniej niektóre zasady takiego zarządzania w swoim życiu. Jeśli zrobisz to bez fanatyzmu, bez przekształcania się w robota, to takie ćwiczenie będzie korzystne, pomagając zawsze znaleźć czas na pracę, życie osobiste i samorozwój.
