W codziennym słownictwie fraza "wszystko idzie zgodnie z planem". Oznacza to, że wszystko dzieje się zgodnie z przeznaczeniem, bez najmniejszego zaskoczenia lub niespodzianek. Ale dlaczego jest to tak ważne? Dlaczego potrzebujesz planu działania? Co to jest? Czy możliwe jest osiągnięcie celów bez ustalonej kolejności działania? Czy plan jest potrzebny tylko do zadań związanych z pracą, czy też jest niezastąpiony w życiu? Jak nauczyć się planować swój czas? Czy trudno to zrobić? Czy istnieją skuteczne technologie? Planujemy następne dziesięć minut na zapoznanie się z tym problemem.
Co to jest plan?
Plan jest zamierzonym działaniem, które jest konieczne do osiągnięcia celów określonych w wyznaczonym terminie. Podsumowując, przygotowanie planu składa się z następujących elementów:
- Ustalanie celów - ustalanie celów;
- Design - program działania;
- Wariantowy projekt - wybór kilku pomysłów;
- Termin - terminy;
- Definicja zasobów - co jest potrzebne, gdzie je zdobyć;
- Określenie wykonawców - kto wykona zadanie;
- Utrwalanie wyników - tworzenie modelu, planu lub projektu.
Na przykład firma chce wprowadzić na rynek nową linię produktów. Na początek sformułuj cel i zadania. Twórz szkice przykładnego programu działania, określając strategię i taktykę. Następnie ustaw terminy zlecenia, wszystkie jego akapity. Następnie poszukują niezbędnych zasobów, ich źródeł, a także określają obszary odpowiedzialności poszczególnych wykonawców. Wreszcie zapisują myśli na fizycznym medium (papierowym lub cyfrowym dokumencie), zaczynając je realizować. Schemat ten jest uproszczony, ponieważ istnieją różne rodzaje planowania. Ich realizacja implikuje spełnienie pewnych specjalnych wymagań.
Jakie rodzaje przygotowania do planu są dostępne?
Typologia planowania jest obszerna, różni się zakresem, czasem, przedmiotami, treścią, głębokością, zobowiązaniem, porządkiem, rachunkowością, obszarami, koordynacją decyzji planistycznych. W rzeczywistości wszystko jest dość proste i logiczne. A więc plany to:
- Według zakresu:
- Ogólne - weź pod uwagę wszystkie szczegóły zadania;
- Częściowe - opisz konkretne elementy.
- W zakresie realizacji:
- Długoterminowa - implikuje strategię rozwoju na okres ponad 5 lat.
- Średnioterminowy - obejmuje okres od roku do pięciu lat;
- Krótkoterminowe - rozwiązuj bieżące problemy (do 1 roku).
- Według obiektów:
- Planuj cele - wyznaczanie celów;
- Plan funduszy - definicja budżetu i wyposażenia;
- Plan wykonawczy - wyznaczenie odpowiedzialnego;
- Plan programu - Opracowanie odpowiednich programów;
- Plan działania - zrozumienie wymaganego wysiłku.
- Treść:
- Plan taktyczny - warunki do osiągnięcia celów;
- Plan strategiczny - główny kierunek pracy;
- Operacyjny plan kalendarza - określenie i określenie terminów;
- Biznesplan - uwzględnienie wszystkich wskaźników, które odgrywają rolę w osiąganiu celu.
- W zależności od głębokości:
- Zagregowane - uwzględnia ogólne parametry;
- Szczegółowe - oblicz wszystkie możliwe szczegóły.
- Obowiązkiem:
- Obowiązkowe (dyrektywa) - ściśle określone;
- Opcjonalny (indykatywny) - raczej zalecający.
- W zależności od kolejności wykonania:
- Zamówione - wymagające sekwencyjnego wykonania;
- Nadzwyczajne - pojawiają się jako niezbędne;
- Przesuwanie - sugeruje możliwość rozszerzenia.
- Według danych księgowych:
- Twarde plany - obowiązkowe przestrzeganie wszystkich przepisów;
- Elastyczne plany - możliwość odejścia od kursu;
- Tight-flexible plans - połączenie elastycznych i sztywnych planów.
- Według aplikacji:
- Marketing - definiowanie globalnej strategii firmy;
- Finansowe - zrozumienie komponentu ekonomicznego;
- Produkcja - dostarczanie materiałów i bazy technicznej;
- Badania - tworzenie podstawowej koncepcji;
- Indywidualne - budowanie osobistej wydajności.
- Przez koordynację w czasie:
- Plany równoczesne - składają się z jednego etapu;
- Plany sekwencyjne - mają miejsce w przypadku długiego procesu składającego się z odrębnych etapów.
Wymienione rodzaje planów są w większości przypadków uniwersalne i mogą być wykorzystywane zarówno do celów korporacyjnych, jak i do poprawy osobistej skuteczności danej osoby. Na przykład można ich użyć do sporządzenia planu dziennego. Co to jest? Porozmawiajmy dalej.
Jaki jest plan dzienny?
Plan dnia - przemyślana sekwencja działań na następny dzień. Eksperci od planowania doradzają, aby zrobić to dwa razy. Pierwszy raz - wieczorem, a drugi - rano, biorąc pod uwagę możliwe zmiany.
Najlepiej jest pamiętać o fizjologicznych cechach danej osoby, biorąc pod uwagę codzienne biorytmy. Na przykład aktywacja mózgu jest aktywowana od około 10.00 do 12.00. W tym czasie możesz zaplanować najważniejsze zadania.
Dalsze spadki energii. Powinien być uzupełniany podczas lunchu. Następnie trzeba pozwolić ciału odpocząć, odpocząć. Od około 14.00 do 16.00 następuje reaktywacja działalności intelektualnej i twórczej. W tej chwili należy organizować spotkania lub burzę mózgów.
Bliżej do 17.00 jest szczyt sprawności fizycznej. Wskazane jest, aby tym razem poświęcić czas na zajęcia sportowe lub na świeżym powietrzu. Potem następuje kolacja, relaksacja.
Rozumiejąc ich najbardziej produktywne interwały czasowe, łatwiej jest namalować ważne zadania na ten czas, aby wykonać je tak sprawnie i skutecznie, jak to tylko możliwe.
Metody planowania
Spośród wielu opcji opracowywania planów, istnieje kilka najbardziej skutecznych, które są szczególnie spopularyzowane przez zwolenników zarządzania czasem:
- Planowanie ABC;
- Eisenhower Matrix;
- Wykres Gantta;
- INTELIGENTNE planowanie;
- Technika GTD.
Te metody mogą być stosowane oddzielnie lub łączone ze sobą. Każda z nich jest skuteczna w rozwiązywaniu konkretnych problemów, koncentrując się na konkretnym aspekcie planowania. Na przykład wybór priorytetów, ustalanie celów lub przypadki zamawiania.
Planowanie ABC
Ta metoda sporządzania planów jest częściowo porównywalna z zasadą Pareto, zgodnie z którą 20% wysiłków przynosi 80% wyniku i na odwrót. Jeśli nauczysz się identyfikować najbardziej produktywne obszary, zapewnią one "lwią część" sukcesu. Metodologia ABC opiera się na priorytetyzacji, zgodnie z ich znaczeniem:
- A - najważniejsze zadania (z reguły nie więcej niż 15% z nich, ale dają około 65% wyniku);
- B - sprawy o przeciętnym znaczeniu (około 20%, a skuteczność ich realizacji w granicach 20%);
- C - nie ważne zadania (zapewnić 15% sukcesu, gdy wypełnione 65% czasu).
Po ustaleniu i skoncentrowaniu wysiłków na wykonywaniu zadań z kategorii A dana osoba znacznie zwiększa wydajność osobistą lub pracowniczą, ponieważ spędza mniej czasu na bezużytecznej pracy.
Eisenhower Matrix
Efektywne planowanie, oparte na wyborze priorytetów, którego nazwa pochodzi od amerykańskiego dowódcy i prezydenta Dwighta Davida Eisenhowera. Zgodnie z tą metodą plany muszą być formułowane w oparciu o znaczenie i pilność spraw. Graficznie wygląda jak kwadrant podzielony na cztery części:
- Ważne, pilne zadania - sektor rozwoju;
- Ważne, nie pilne zadania - kwadrat niezbędnych spraw;
- Nieważne, pilne zadania - strefa "rutynowa";
- Nie ważne, nie pilne zadania - strefa utraty czasu.
Pierwsze dwa punkty stanowią strefę wzrostu i sukcesu. Trzeci i czwarty prowadzą ludzi do rutyny. Dlatego lepiej unikać ich przy planowaniu, opanowując umiejętność delegowania takich zadań.
Wykres Gantta
Dobrym sposobem na wizualizację tego, co planowane, jest stworzenie wykresu Gantta. Istota metody polega na konstrukcji pasów wyświetlających poszczególne zadania, a następnie ich rozmieszczeniu wzdłuż osi czasu. Wykorzystanie schematów kolumn (histogramów) do realizacji ich planów zostało zaproponowane przez amerykańskiego inżyniera i specjalistę w dziedzinie zarządzania naukowego - Henry Lawrence Gantt.
Ta metoda działa oprócz innych technologii, umożliwiając wizualne monitorowanie wszystkich etapów realizacji projektu, a także zrozumienie skuteczności podejmowanych wysiłków.
INTELIGENTNE planowanie
Odnosi się raczej do dziedziny wyznaczania celów, ale bez właściwie określonych celów dobry plan jest niemożliwy. Zgodnie z tą technologią wszystkie cele powinny być analizowane według głównych kryteriów:
- Konkretny - konkretność;
- Mierzalne; mierzalne;
- Osiągalne - osiągalność;
- Istotne - porównywalność z innymi zadaniami;
- Ograniczony czasowo - ograniczony w czasie.
Jeśli cel spełnia te wymagania, dalszy rozwój planu nie spowoduje poważnych trudności, ponieważ sukces zostanie położony na samym początku tej pracy.
Technika GTD
Oryginalna metoda opracowana przez amerykańskiego eksperta i konsultanta zarządzania czasem Davida Allena. Skrót GTD oznacza "doprowadzenie rzeczy do końca". Ta technologia zapewnia przejrzysty algorytm działań służących organizacji twojego życia. Zalecenia zaczynają się od właściwej organizacji miejsca pracy. W przyszłości konieczne będzie usprawnienie wszystkich spraw i planów, tworzenie list za pomocą kalendarza-harmonogramu:
- Poniższe działania obejmują najbliższy okres;
- Projekty - zadania wykonywane przez długi czas;
- Odroczony - sekcja władzy przekazana komuś;
- Nie obowiązkowe - niejasne sprawy na jakiś czas.
Zgodnie z metodą GTD, dla pomyślnego planowania konieczne jest udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:
- Jaki cel należy osiągnąć?
- W jaki sposób zostanie on wdrożony?
- Jaka jest ścieżka do przejścia, aby to osiągnąć?
Po usprawnieniu zadań i odpowiedzi na wymienione pytania znacznie łatwiej jest sporządzić odpowiedni plan działania i go wdrożyć.
Co to jest błąd planowania?
Bez względu na to, jak bezbłędny może wyglądać plan, nie można go zabezpieczyć przed błędami. Ich istotą jest nadmiernie optymistyczne podejście do prognoz. Uderzającym przykładem jest praca trwająca półtorej godziny zamiast planowanych 60 minut. Plany indywidualne i zbiorowe podlegają podobnym nieścisłościom.
Główne przyczyny błędów:
- Niewystarczające wykorzystanie poprzedniego doświadczenia;
- Tendencja do wyrażania pragnienia rzeczywistości;
- Tendencja do argumentowania przeszłych opóźnień wyłącznie przez czynniki zewnętrzne;
- Niedokładności w ocenie i postrzeganiu czasu;
- Nawierzchniowy stosunek do zadania.
Oprócz marnowania czasu, błędy w planach są obarczone stratą zasobów finansowych lub produkcyjnych, lub nawet wykonanie zadania jest kwestionowane. Dlatego zaleca się, aby w każdym planie umieścić określoną "rezerwę" czasu i wysiłku, umożliwiającą manewrowanie w przypadku nieprzewidzianych okoliczności lub dostosowania zadań.
Bez względu na to, jak poważne jest to zadanie, będzie wymagać planu jego wdrożenia. Bez względu na skalę, na jakim nośniku zostaną zapisane. Najważniejsze jest, aby spełnić wszystkie niezbędne wymagania dotyczące jej przygotowania, w tym prognozę niezbędnych wysiłków i zasobów. Istnieje wiele metod, aby to zrobić, dlatego należy uważnie przeczytać każdy z nich, aby wybrać ten, który pasuje indywidualnie.
